「客戶的信件記得CC給我」你必須知道職場Email常識！

防疫期間，公司開始施行「在家工作」(Work from home)，現在遇到同事的時間也是越來越少，無法當面溝通、盡快討論，尤其對剛進入職場的「菜鳥」換個熟悉的環境、減少主管的壓力後，還是會擔心在工作細節上出包！

今天重點整理好職場Email常識，讓你安心又自信地在家工作，除此這不僅體現了自我的修養程度，也是代表你公司的形象。

技巧1: 郵件的送出

• To（收件人）:

就是代表「需要執行、回覆」或是「主要告知」的對象

• CC（Carbon Copy, 寄件副本）:

「副本」通常是指相關人員，對方只需知悉不需執行，例如要寄專案細節給跨部門的同事，連帶CC給自己以及對方的主管讓他們也可Follow進度！

• BCC（Blind Carbon Copy, 密件副本）:

「密件副本」保護個資不讓其他人知道誰收信，這個功能常用在發送大量信件時，同時也能保護其他密件副本收信人的信箱帳號個資，是比較禮貌的做法。

• 備註：回信時，選用「回覆所有人」較妥：單純「回覆」信件，只有前一封信的寄件人本人、其他收件人能看到；「回覆所有人」則是包含副本對象也能收到回信，這樣比較保險，讓全部的人都知道你們的討論和回覆。

技巧2:郵件標題

• 一目了然：

收郵件的人知道這是哪一方面的郵件，並且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。

• 方便搜尋：

郵箱裡躺著上千封郵件，發現你能利用「主旨」的關鍵字將相關郵件全部篩選出來，郵件列表非常清晰。這對真是一個超好用的小功能。

技巧3:郵件正文

• 收件人：

我們會常用「Dear」、「Hi」或者「Hello」當作開頭，中文，常看見的就是「某某長官」或是「某某你好」這樣的敬稱，沒有敬語很容易會產生「命令口吻」或是「平等地位」等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

• 備註：請一定明確收件人，盡量不要用「All」來取代。收件人明確了，這樣才能確保對方能回覆並且執行。

• 主要內容：

要讓對方快速掌握需要執行的內容，郵件正文內容不要超過600字。超過600字，請直接溝通，確定雙方都達到共識後再發郵件。建議提供附件，其他的輔助說明，提供網路連結。

• 備註：郵件內容如果能條列說明是最好，這能讓看郵件的人快速領會。

技巧4：結尾署名

署名對於對外聯繫人員其實非常重要，因為它包含著個人信息，比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱、公司網址等等。

• Cheers：

一種非常歡樂的結尾，常讓人聯想到「乾杯」。這比較適合用在朋友與同事之間，容易帶給人比較「不嚴肅」的感覺。

• Yours / Yours truly：

日常、工作書信皆可使用，可以用在你可能跟某個客戶有一面之緣時，卻又想要拉近距離時使用。

• Sincerely / Sincerely yours / Yours sincerely：

不論生活日常、工作日常又或者是正式信件，絕對不會有任何問題！

• Regards / Best regards：

這也是有禮的萬用結尾。

範例

Best regards,                          ( 務必記得要逗號！下面需要空一行)

Johnny Walker                        (你的大名)

Sales Director, HOPEnglish    (先職位，再所屬公司)

出社會後，深刻覺得大學根本應該開一堂如何寫工作郵件的通識！