防疫期間,公司開始施行「在家工作」(Work from home),現在遇到同事的時間也是越來越少,無法當面溝通、盡快討論,尤其對剛進入職場的「菜鳥」換個熟悉的環境、減少主管的壓力後,還是會擔心在工作細節上出包!
今天重點整理好職場Email常識,讓你安心又自信地在家工作,除此這不僅體現了自我的修養程度,也是代表你公司的形象。
技巧1: 郵件的送出
就是代表「需要執行、回覆」或是「主要告知」的對象
「副本」通常是指相關人員,對方只需知悉不需執行,例如要寄專案細節給跨部門的同事,連帶CC給自己以及對方的主管讓他們也可Follow進度!
「密件副本」保護個資不讓其他人知道誰收信,這個功能常用在發送大量信件時,同時也能保護其他密件副本收信人的信箱帳號個資,是比較禮貌的做法。
技巧2:郵件標題
收郵件的人知道這是哪一方面的郵件,並且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。
郵箱裡躺著上千封郵件,發現你能利用「主旨」的關鍵字將相關郵件全部篩選出來,郵件列表非常清晰。這對真是一個超好用的小功能。
技巧3:郵件正文
我們會常用「Dear」、「Hi」或者「Hello」當作開頭,中文,常看見的就是「某某長官」或是「某某你好」這樣的敬稱,沒有敬語很容易會產生「命令口吻」或是「平等地位」等誤會。所以收件人稱謂要很注意。
要讓對方快速掌握需要執行的內容,郵件正文內容不要超過600字。超過600字,請直接溝通,確定雙方都達到共識後再發郵件。建議提供附件,其他的輔助說明,提供網路連結。
技巧4:結尾署名
署名對於對外聯繫人員其實非常重要,因為它包含著個人信息,比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱、公司網址等等。
一種非常歡樂的結尾,常讓人聯想到「乾杯」。這比較適合用在朋友與同事之間,容易帶給人比較「不嚴肅」的感覺。
日常、工作書信皆可使用,可以用在你可能跟某個客戶有一面之緣時,卻又想要拉近距離時使用。
不論生活日常、工作日常又或者是正式信件,絕對不會有任何問題!
這也是有禮的萬用結尾。
範例
Best regards, ( 務必記得要逗號!下面需要空一行)
Johnny Walker (你的大名)
Sales Director, HOPEnglish (先職位,再所屬公司)
出社會後,深刻覺得大學根本應該開一堂如何寫工作郵件的通識!