總是覺得會議冗長沒效率嗎？開會前，先想這三件事
2020.04.06
有時候工作一整天，結果發現自己該做的事情都沒完成，只因為從早到晚都被會議所占滿，開了一堆的會議，結果手上的事只好等到加班時再做。回頭想想，我們真的有需要這麼多會議嗎？
要召開一場會議時，我們必須先思考：解決這個問題的方式真的只有開會嗎？或是其實可以用別的方式解決？有時候專案負責人不知道要怎麼辦時，就只想到把大家都拉進會議室，也沒有事先排好議程，大家就這樣無止盡的討論，也沒有人能下結論，或是為會議定下時間長度，就這樣開了一個冗長的會，最後只好說：「大家回去想想，我們下次再開吧」，又為下一次冗長的會議種下了邪惡的種子。
真正有效率的會議，應該從這三個方面開始下手：會前準備、會後執行追蹤、挑選議程事項，會前先做足資料、排定好會議長度及討論的事項，才不至於未來還需要因為一樣的事情再次召開會議。而會議中下的決定或後續執行細項，也需要徹底追蹤，確保會議結論都有被完成。
而挑選議程事項，就是召開會議的人需要決定，什麼事情重要、什麼事不需要討論，這是會議主席非常重要的工作，也是決定這個會議是否冗長及效率的重要項目。
下次當會議召集人時，先想清楚這個會議的目的是什麼，是否有別的方式能達成這個目的，若非開會不可，必須控制好時間和議程，確保不耽誤大家的工作進度，又能快速取得共識和解決問題。
